Штатное расписание – это внутренний документ компании, в котором отражена информация о ее структуре, штатном составе, количестве штатных единиц, а также тарифная ставка для каждой должности. Необходимость такого локального акта прописана в положениях Трудового кодекса РФ. Но речь в них идет конкретно об организациях, ИП при этом не упоминаются. Давайте разберемся, нужно ли индивидуальным предпринимателям оформлять этот документ. А также рассмотрим, как составляется, заполняется и утверждается штатное расписание для ИП на «упрощенке» на конкретном примере.

Упоминание о штатном расписании (ШР) можно встреть лишь в 57 статье ТК РФ. Она говорит о том, что при заключении трудового договора (контракта) в его тексте нужно прописать должность работника, его специальность, профессию, которые должны соответствовать штатному расписанию компании. В противном случае следует детально указать все трудовые обязанности и функции, которые возлагаются на принимаемого на работу сотрудника.

Из вышесказанного следует, что в случаях, когда в ТД (трудовом договоре) указывается лишь должность работника (профессия, специальность), то в организации априори предполагается наличие штатного расписания. И напротив, если в положениях трудового соглашения с сотрудником четко, по пунктам прописаны все его трудовые обязанности, указаны конкретные виды работ, которые он должен будет выполнять, необходимости в ШР не возникает.

В той же 57 статье ТК РФ говорится о штатном расписании организаций, при этом о необходимости наличия такого документа у предпринимателей никак не упоминается. Но этот факт может расцениваться двояко, причем как самими ИП, так и должностными лицами Трудовой инспекции. А отсутствие ШР у ИП может быть рассмотрено как грубое несоблюдение Трудового законодательства и повлечь за собой карательные меры, предусмотренные статьей 5.27 КоАП РФ.

• общее число трудоустроенных лиц составляет более 3 человек;
• обязанности принятых на работу сотрудников соответствуют общепринятым функциям стандартных должностей (специальностей, профессий);
• штат работников нуждается в четком структурировании и строгом распределении обязанностей.

Нередко встречаются ситуации, когда вновь принимаемый на работу сотрудник заключает с работодателем трудовой договор и оформляется на определенную должность. При этом действующего штатного расписания, в котором эта должность была бы прописана и закреплена в компании, попросту нет. Нужно понимать, что даже факт отсутствия у работодателя ШР не может служить препятствием для трудоустройства работника, выполнения им своих должностных обязанностей и реализации трудовых прав.

Случается, что сотрудник назначается на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Несоответствие сведений в трудовом договоре и ШР не является препятствием для приема на работу, а возникшие разногласия на основании 8 статьи ТК РФ, как правило, решаются в пользу ТД. А работник считается оформленным на должность, указанную в трудовом контракте.

Пренебрежение оформлением и заполнением штатного расписания может создать некоторые трудности в первую очередь для самого работодателя. В частности, организация или ИП, не имеющая действующего ШР, не сможет осуществить сокращение штата. Точнее сделать это, конечно, можно. Но есть возможность нарваться на трудовой спор с работником и повышенное внимание со стороны Инспекции по труду. Доказать правомерность сокращения и оформить процедуру по всем правилам без утвержденного, действующего штатного расписания не представляется возможным.

Правила оформления штатного расписания

Штатное расписание оформляется и заполняется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. Работодателям, вне зависимости от их статуса и формы (ООО, ОАО, ИП и пр.), рекомендуется использовать именно эту форму. Но она носит рекомендательный характер, и при желании компания-наниматель может разработать собственный бланк документа со своей структурой. И вот почему.

В ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что первичные документы считаются действительными и могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены строго по форме, включенной в альбом унифицированных форм первичной учетной документации. И лишь те акты, формы которых не содержатся в этих альбомах, могут оформляться в произвольном виде, но непременно должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в 9 статье ФЗ № 129-ФЗ.

Так как в ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится конкретно о первичной документации, то получается, что к штатному расписанию это правило никакого отношения не имеет. Ведь оно не является и никогда не являлось первичным документом. Свидетельствуют об этом те факты, что ШР не отражает хоз. операции, участвующие в бухучете, на основании этого документа не осуществляется начисление зарплаты сотрудникам и не формируются бух. проводки.

Тем более что с начала 2013 года компании и предприниматели и вовсе получили право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации и использовать их в своей работе. Для этого их лишь нужно утвердить приказом генерального директора (президента, иного руководящего лица) компании или отразить в приложении к учетной политике.

Получается, что работодатель вовсе не обязан оформлять штатное расписание по форме Т-3, а вполне может пользоваться своей, отличной от унифицированной.

Обычные должности (специальности, профессии) организации и ИП вносят в ШР по своему усмотрению, для них можно использовать произвольные названия. Если же трудовые функции, предусмотренные некоторыми должностями, относятся к категории опасных, предусматривает предоставление неких льгот или имеет определенные ограничения, то такие должности, специальности, профессии, а также требования к квалификации трудоустраиваемых на них работников должны полностью соответствовать положениям квалификационного справочника (57 статья ТК РФ).

На сегодняшний день существует три основных справочника, на которые следует ориентироваться: ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР. В тех случаях, когда профессия (должность) предполагающая льготы или ограничения, в этих справочниках не указана, в трудовой договор и иные документы она должна заноситься на основании документов, предоставляющих право на льготы или накладывающих ограничения.

Сложность состоит в том, что различные законодательные акты РФ предусматривают огромное количество самых разных категорий работников, имеющих право на те или иные льготы. Поэтому, чтобы случайно не допустить ошибку, влекущую за собой наказание со стороны Трудовой инспекции, работодателям разумнее отказаться от самодеятельности и вносить наименование должностей в ШР в строгом соответствии с рекомендованными справочниками.

Порядок заполнения штатного расписания по форме Т-3

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения, где предусмотрена та или иная должность. Например, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. В графу 2 вносится код, установленный для каждого подразделения. В графе 3 содержатся наименования всех должностей (специальностей, профессий), предусмотренных в компании или у ИП.

В графе 4 ШР отражается информация о количестве штатных единиц. Для каждой должности этот показатель может быть указан как целым числом, так и в долях (например, 0,5 или 0,25). В 5 графе прописывается установленный для каждой отдельной должности оклад (для целой штатной единицы). Столбцы с 6 по 8 содержат сведения о причитающихся работникам надбавках. Они могут быть указаны как в денежном эквиваленте (руб.), так и в процентах или коэффициентах.

Если величина тех или иных надбавок не имеет твердого значения и меняется в зависимости от каких-либо показателей, например, трудового стажа, то вполне допустимо вовсе не заполнять графы 6-8. Вместо этого в 10 графе в качестве примечания следует указать документ, регламентирующий правила предоставления и величину надбавок.

Примечательно, что отражение в штатном расписании получили именно надбавки. В свою очередь премии и иные стимулирующие выплаты в этом документе не указываются. Почему именно надбавочная часть зарплаты заслужила иметь месть быть в штатном расписании не совсем ясно. Тем более, что трудовым законодательством четкого определения понятию «надбавка» не предусмотрено.

В 9 графе штатного расписания должна отражаться общая сумма заработной платы, причитающейся работнику, занимающему определенную должность. Но вывести итоговое значение можно лишь при условии, что данные в графах 5-8 выражены в едином эквиваленте – в рублях. В противном случае подвести итог не представляется возможным.

Как утверждается штатное расписание

Право утверждения штатного расписания дается руководителю компании или индивидуальному предпринимателю. С этой целью издается соответствующий приказ. Проставление печати на ШР не обязательно, допускается по желанию и ошибкой не считается.

Оформленное и утвержденное штатное расписание не считается окончательной формой документа и может меняться столько раз, сколько это требуется. Аргументировать вносимые изменения совсем не обязательно. Даже при возникновении спорной ситуации, связанной с сокращением сотрудника, причины и рациональность изменений в ШР суды во внимание не принимают.

Проконсультируйте, пожалуйста, еще по таким вопросам по штатному расписанию:1. ИП было зарегистрировано несколько лет назад. Но, в течение первых трех лет, ИП работал сам продавцом в своей розничной торговой точке. Сотрудников у него не было. Должен ли он был уже тогда составить штатное расписание? Или можно составить штатное расписание только тогда, когда ИП запланировал принять на работу сотрудников?2. Могут ли в штатном расписании быть одинаковые оклады у менеджера и старшего менеджера?3. Будет ли нарушением тот факт, что, к примеру, торговых розничных точек (магазинов) у ИП больше, чем сотрудников? Например, 3 магазина и 2 сотрудника?Заранее благодарю, Ольга

Ответ

Ответ на вопрос:

1.Штатное расписание обязаны иметь работодатели. В том случае, если предприниматель осуществляет предпринимательскую деятельность самостоятельно, он не имеет статуса работодателя. Соответственно, не него не распространяются правила, установленные трудовым законодательством, и штатное расписание ему не требуется.

Отметим, что унифицированная форма № Т-3 распространяется на организации. Индивидуальные предприниматели организациями не являются.

Между тем, предприниматели, в качестве работодателей обязаны соблюдать требования трудового законодательства. Так, например, в трудовом договоре должна быть указана трудовая функция работника (работа в соответствии со штатным расписанием). В этой связи, по нашему мнению, индивидуальным предпринимателям также следует иметь штатное расписание. Штатное расписание можно вести как по форме № Т-3, так и по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

И перед приемом на работу сотрудников (сотрудника) предпринимателю следует утвердить штатное расписание.

2. Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты (ч.1 ст.129 ТК РФ). В этой связи при установлении заработной платы следует учитывать квалификацию работника и объем выполняемой работы.

До момента госрегистрации предприниматель является физическим лицом, поэтому он может нанимать сотрудников только как работодатель - физическое лицо ().

Нина Ковязина,

Ситуация 2. Можно ли платить сотрудникам организации, занимающим одинаковые должности, разные суммы за счет надбавок

Да, можно.

Платить сотрудникам разные суммы можно, не меняя сумму оклада. То есть оклад остается одинаковым для всех сотрудников, которые занимают одну и ту же должность ( , ТК РФ). Но в целом зарплата сотрудников на одной должности может быть разной, поскольку она зависит в том числе от надбавок и премий ().

Это могут быть надбавки за опыт работы, образование (в т. ч. знание языка), объем проделанной работы и т. д. В данном случае работодателя ничто не ограничивает. Критерии, по которым сотрудникам полагаются надбавки, должны быть подробно прописаны в или другом локальном документе.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования

и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Начинающих предпринимателей часто волнует вопрос, относительно того, нужно ли составлять штатное расписание для ИП на упрощенке, пример которого можно найти на рисунке 1. Стоит заметить, что данный вид документа является обязательным актом, с его помощью оформляется штатная структура, состав и количество сотрудников организации.

Для юридических лиц ведение данного бланка является важнейшим условием для предпринимательской деятельности. Однако в большинстве случаев для ИП правила более мягкие, поэтому многие задумываются о том, обязаны ли они вести подобный документ.

Штатное расписание и законодательство

Специалисты говорят о том, что любому предпринимателю, не исключая и тех, кто работает по организационно-правовой форме ИП, нужно вести штатное расписание. Речь идет о каждом бизнесмене, в том числе и о тех, кто использует упрощенную систему налогообложения.

В российском законодательстве имеется ст. 57 Трудового кодекса РФ, посвященная штатному расписанию. Здесь говорится о том, что каждый предприниматель, который использует труд наемных работников и заключил с ними договор с указанием специализации и кратких должностных функций, должен ввести данный документ. Из этого следует, что в тех случаях, когда ИП зарегистрирован в пенсионном фонде в качестве страхователя, ему без указанной бумаги не обойтись.

Рисунок 1. Пример штатного расписания

Исключение составляют лишь те случаи, когда в трудовом договоре подробно оговаривается форма деятельности наемного сотрудника, описываются его должностные обязанности и другие подробности относительно трудовой деятельности. При наличии такого документа индивидуальному предпринимателю не обязательно дополнительно вводить штатное расписание.

В трудовом законодательстве не упоминается конкретно ИП, поэтому некоторые бизнесмены могут посчитать, что их правило о штатном расписании не затрагивает. Однако если проверяющим организациям во время инспекции не будет предоставлен данный акт, это может быть засчитано как нарушение правил ТК.

Когда нужно штатное расписание?

Даже если требования российского законодательства не обязывают к оформлению подобного документа, опытные предприниматели все же рекомендуют иметь последний в наличии. Особенно это касается тех ИП, в штате которых официально устроено более 3 сотрудников.

Индивидуальному предпринимателю не обойтись без документа со штатным расписанием, если в трудовых договорах с наемными работниками прописаны должности, профессии и специализации сотрудников. Здесь понадобится дополнительная бумага с пояснениями, чем может послужить данный документ.

Если наемных работников в компании довольно много, то без документа с четким распределением должностных обязанностей работать придется сложно. В таких ситуациях наличие штатного расписания будет уже необходимостью для нормального ведения бизнеса.

Даже в тех ситуациях, когда индивидуальный предприниматель обходится без штатного расписания, его подчиненные должны придерживаться правил и выполнять требования, отмеченные в трудовом договоре. Документы, подписанные при принятии нового сотрудника на работу, не теряют своей законной силы в том случае, если в компании отсутствует штатное расписание. Если же нового работника принимают на должность, не учтенную внутренним нормативным документом, основной бумагой, которая будет определять права и обязанности сотрудника, станет трудовой договор. Здесь должны быть подробно расписаны все условия труда для новой должности.

При отсутствии у индивидуального предпринимателя штатного расписания во время работы возможны различные трудности. Бизнес может быть непредсказуем, поэтому иногда возникает необходимость в сокращении штата наемных сотрудников. И здесь появляются первые сложности. Уволить людей ИП может без проблем, но вот с доказательствами правомерности действий дело обстоит непросто. В спорных ситуациях поможет лишь штатное расписание, в котором должны быть прописаны и такие моменты.

Создание формы документа

Составление данного нормативного акта происходит по определенным правилам. Для индивидуальных предпринимателей, вне зависимости от того, какую форму налогообложения они используют, нет специфических требований к бумаге такого типа. Многие применяют собственные шаблоны, для того чтобы составить штатное расписание, однако начинающим бизнесменам стоит присмотреться к уже готовой форме, которая именуется УФ Т-3.

Оформление документа происходит с учетом вида деятельности компании. Образец заполнения можно увидеть на рис. 1. Исходя из этого, выбираются профессии, должности и описываются обязанности сотрудников. Однако для некоторых типов работ нужно использовать квалификационные справочники, где расписаны требования к определенным должностям.

Созданием штатного расписания в большинстве случаев занимается отдел кадров. Если бизнес небольшой и число наемных сотрудников не более пары десятков, предприниматель может разработать документ самостоятельно. Эти обязанности можно возложить на бухгалтера либо на крайний случай привлечь внештатных специалистов, которые за определенную плату сделают работу быстро и качественно.

Структура нормативного акта в обязательном порядке предусматривает полный список должностей компании, численность наемных сотрудников, занятых в бизнесе, размеры заработной платы и фонд для ее выплаты. Документ должен быть заверен руководителем того подразделения, которое занималось составлением штатного расписания, то есть отдела кадров либо бухгалтерии, или же подтвержден подписью и печатью ИП.

Оформление по Т-3

Унифицированная форма Т-3 очень удобна, так как в данном случае предпринимателю не нужно ломать голову над структурой документа. Достаточно лишь заполнить необходимые строчки, и бумага готова. Здесь можно указать и должности работников, и профессии, и оклады. Также очень удобно вносить информацию о совмещенных должностях, но с персональными надбавками.

Не нужно забывать и о том, что документ с информацией о штатном расписании в обязательном порядке должен быть заверен подписью главы отдела либо самого предпринимателя и иметь порядковый номер и дату составления. Меняться штатное расписание может так часто, как это понадобится руководству. У индивидуального предпринимателя нет ограничений в изменении данных этого нормативного документа. Как правило, информация корректируется 1-2 раза в год. Это происходит по причине увеличения окладов либо добавления новых должностей.

Составление штатного расписания невозможно без предварительного приказа, который нужен для утверждения нормативного акта. Бумага оформляется начальством компании и заверяется подписью руководителя.

Печать на приказе не ставится. Номер этого документа вписывается в верхней части штатного расписания после слова «Утверждаю».

При заполнении бланка необходимо использовать данные из справочников, утвержденных российским законодательством. Речь идет об ОКПДТР, ЕКС и ЕТКС. Положения из квалификационных справочников нельзя игнорировать, так как это может привести к серьезным последствиям, вплоть до судебного разбирательства с недовольными работниками.

Отдельно стоит сказать о надбавках, если таковые предусмотрены. Они обязательно должны быть отмечены в штатном расписании. Для этого имеются специальные разделы. Надбавка по каждой должности может быть указана в виде рублей, процентов либо коэффициента.

Информация, которая содержится в документе, может иметь большую ценность для конкурентов, поэтому является коммерческой тайной. По этой причине штатное расписание лучше хранить в надежном месте.

Нужно составлять штатное расписание ИП или нет, вопрос спорный. Однако, чтобы не попадать в неприятные ситуации, стоит перестраховаться и заполнить нормативный акт, тем более что это абсолютно не сложно.

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

• Наименование отделов, присвоение им кода.
• Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
• Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

• Сформировать организационную структуру предприятия.
• Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
• Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
• Установить надбавки и их размер.
• Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

• Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
• Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
• В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
• Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

• Округление осуществляется по каждому подразделению.
• Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

• Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
• Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
• Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
• Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
• Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Индивидуальный предприниматель, так же как и организация, вправе привлекать к осуществлению деятельности наёмных работников. При этом важно обеспечить полное ведение кадрового учёта в соответствии с действующим законодательством. Тем не менее, некоторые предприниматели игнорируют это требование и не оформляют штатное расписание для ИП. Подобная халатность выступает нарушением законодательства и может привести к серьёзным последствиям.

Штатное расписание представляет собой документ, отражающий информацию о сотрудниках. При этом вне зависимости от организационно-правовой формы каждый работодатель обязан вести полный кадровый учёт. Таким образом, штатное расписание является обязательным. Это требование касается, в том числе и индивидуального предпринимателя.

Когда трудовой договор содержит полную информацию о сфере деятельности наёмного работника, его точных трудовых обязанностях, считается, что оформлять штатное расписание не обязательно. Между тем, федеральная трудовая инспекция может посчитать отсутствие названного документа признаком нарушения законодательства.

Практика показывает, что штатное расписание ИП традиционно оформляют в следующих случаях:

1. Количество наёмных сотрудников превышает три человека.
2. Трудовые договоры работников фиксируют информацию об их должности, специальности и профессии.
3. Структура бизнеса требует от предпринимателя чёткого распределения обязанностей работников, грамотной структуризации штата.

Руководствуясь приведёнными выше принципами, предприниматели нарушают законодательство. В статье 57 Трудового кодекса закреплена обязанность каждого работодателя вести штатное расписание.

Несмотря на то, что ИП в указанном нормативном акте напрямую не упоминается, при проверке Трудовой инспекцией отсутствие грамотно оформленного документа может привести к наложению штрафа.

Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму Т-3. Однако этот бланк не является обязательным. Форму, по которой будет оформляться штатное расписание, ИП вправе разработать самостоятельно.

При этом необходимо обязательно включить в документ следующую информацию:

• точное наименование должности сотрудника;
• количество работников, необходимых для выполнения функций на каждой должности;
• тарифные ставки или оклады для каждой должности.

Важно знать, что предпринимателю нет необходимости указывать себя в штатном расписании. Дело в том, что в соответствии с нормами трудового законодательства ИП не относится к наёмным работникам.

Предприниматель вправе самостоятельно установить наименование должностей, используемых в бизнесе. Однако при выполнении работ, которые связаны с льготами и различными ограничениями, придётся чётко следовать квалификационным справочникам. Их существует только три – ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР.

Необходимо не только правильно оформить штатное расписание, но и закрепить его в формах первичного учёта. Для этого следует подготовить соответствующий приказ. Более того, сам документ стоит распечатать и проставить на нём визу «Утверждаю».

При необходимости добавить должность или наоборот убрать, повысить заработную плату, сократить количество единиц вносят изменения в штатное расписание. Для этого в первую очередь составляется приказ. После этого изменённый документ вновь распечатывают и визируют.

Регулярное и своевременное изменение штатного расписания позволяет не только уведомить сотрудников о размере их заработной платы и должности. Такой документ позволяет существенно сократить риск возникновения проблем с трудовой инспекцией.

Штатное расписание выступает основным документом, в котором предприниматель фиксирует важную информацию о наёмных работниках. Отсутствие такой формы является прямым нарушением законодательства в трудовой сфере. Если этот факт выявят проверяющие органы, придётся заплатить административный штраф.

Нарушение законодательства обусловлено простым фактом. В трудовом договоре с сотрудником традиционно имеется ссылка на выполнение обязанностей в соответствии с штаткой. Если трудовая инспекция выяснит, что её на самом деле нет, последствия будут серьёзные.

В Трудовом кодексе определяется обязанность работодателя вести штатное расписание. Это предусмотрено для всех, кто использует труд наёмных рабочих. При этом количество сотрудников значения не имеет. Таким образом ведение штатки выступает обязанностью, а не правом. Отсутствие рассматриваемого документа вне зависимости от системы налогообложения влечёт ответственность. Это может быть простое предупреждение. Однако наказание может оказаться и более серьёзным – штраф от одной до пяти тысяч рублей.

Сотрудники должны иметь в виду, что отсутствие штатного расписания при условии наличия в трудовом договоре информации о должности не выступает препятствием к выполнению обязанностей. Соглашение между работником и ИП в этом случае считается действительным.

Отсутствие штатного расписания влечёт не только начисление штрафов, но и ряд других последствий:

1. Сложности с сокращением штатов.
2. Невозможность предоставить выписку из документа по запросу контролирующих органов.
3. Проблемы при решении в суде спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

По сути, предприниматель имеет право самостоятельно разработать бланк документа. Однако гораздо удобнее пользоваться при заполнении стандартной формой Т-3.

Штатное расписание представляет собой табличный документ. В шапке содержится информация о наименовании работодателя, код ОКПО, дата оформления и срок действия расписания. Дополнительно в этой части бланка необходимо указать количество штатных единиц.

Форма Т-3 оформляется в табличном виде и отражает следующую информацию:

• код структурной единицы;
• должности в соответствии с иерархией;
• количество штатных единиц;
• величина оклада, а также положенных работнику надбавок;
• расчёт месячной заработной платы;
• примечания.

Внизу таблицы в обязательном порядке располагают итоговую строку. В ней отражается суммарная величина по каждому столбцу.

Сложностей с заполнением штатного расписания обычно не возникает. Однако существует несколько нюансов, знание которых позволяет избежать проблем с трудовой инспекцией.

В соответствии с производственной необходимостью можно отражать неполное количество штатных единиц. В этом случае используют соответствующие доли.

При указании надбавок специалисты рекомендуют в качестве единицы измерения использовать рубли. Однако, если такой возможности нет, здесь допускается отражать проценты и коэффициенты. Если величина надбавки изменяется в зависимости от определённых условий (например, стажа), в соответствующих графах проставляются прочерки. В этом случае в столбце «Примечание» необходимо сделать ссылку на соответствующий документ.

В штатном расписании не отражаются стимулирующие выплаты, отличные от надбавок. То есть в форме не указывают премий и иных дополнительных выплат сотруднику.

Итог заработной платы для должностной единицы отражается только в том случае, когда по строке ставка и надбавки отражаются в одинаковых единицах (например, рублях). Если же предприниматель указывает в соответствующих графах проценты и коэффициенты, а также использует сдельную систему оплаты труда, рассчитать итоговую заработную плату для должностной единицы не представляется возможным.

Штатное расписание представляет собой обязательный документ кадрового учёта. Наличие у ИП наёмных работников приводит к необходимости заполнять соответствующую форму. Если этого не делать, не утверждать штатку и внесение изменений в неё соответствующим приказом или вносить информацию неправильно, придётся нести административную ответственность. Проверяющие органы могут вынести предупреждение или и вовсе наложить штраф.